FAQ Digital Asset Management

Le Digital Asset Management (DAM) est une solution permettant aux entreprises de stocker, organiser, enrichir, optimiser et partager les patrimoines numériques intuitivement depuis une source centralisée et sécurisée.

Les principales fonctionnalités du DAM sont :

• Réutilisation des ressources : il permet de mettre en avant vos contenus tout en évitant une multitude de copies
• Gain d’autonomie : Il vous évite les coupures pendant les différentes étapes du processus
• Rapidité de recherche : via la création et la mise en place de catégories de ressources
• Rapidité du traitement : depuis le DAM, toutes les modifications sur une image ou une vidéo peuvent être réalisées de façon simple
• Optimisation des coûts : en plus d’un gain de temps, le DAM permet de se focaliser sur les actions à forte valeur-ajoutée et d’éviter tous les frais générés par les intervenants extérieurs.

Avec l’avènement des plateformes en « SaaS », les solutions DAM peuvent être accessibles pour tout type d’entreprise. Elles ont la possibilité de profiter du Digital Asset Management de par les faibles contraintes techniques, une facturation plus avantageuse permettant de maîtriser les coûts et surtout de bénéficier de la flexibilité et des évolutions qu’une plateforme en « Saas » peut apporter. Toutes les entreprises possèdent et gèrent un patrimoine numérique. Un temps utilisé par les sociétés B2C dans de différents secteurs, le modèle s'est répandu aux entreprises du B2B. Chaque entreprise ayant une marque à mettre en avant et donc une identité à uniformiser produit des ressources numériques à centraliser, optimiser et valoriser.

Bien qu'il existe sur le marché plusieurs fournisseurs de solutions DAM, la réussite d’un projet Digital Asset Management dépendra de la prise en compte de différentes étapes :

• Bien cadrer votre projet DAM : définir les objectifs, le planning, les processus, la méthodologie, les intervenants, les workflows nécessaires
• Sélectionner la bonne solution : qui s’adapte au cahier des charges, propose une bonne expérience utilisateur (ergonomie, facilité d’utilisation, adaptation à l’environnement existant, etc.)
• Fédérer la bonne équipe autour du projet DAM : le projet doit pouvoir être constitué de collaborateurs susceptibles de déployer les contenus et de collaborateurs pluridisciplinaires incarnant à la fois les créateurs et les utilisateurs de ces contenus

Établir vos requis et vos contraintes : le choix d’une solution DAM est intimement lié aux besoins d’une entreprise et de ses équipes. Il est donc nécessaire de commencer par les évaluer. Dans cette optique, il faut :

Se poser certaines questions :
• Quelle est la nécessité d’opter pour une solution DAM ?
• Quels seront les utilisateurs de cette solution ?
• Quels sont les différents types de fichiers traités ?
• L’intégration de la solution au système d’information est-elle nécessaire ?
• Quel est le degré de connaissance des intervenants en outils informatiques ?
• Quel est le budget alloué ?

Établir une liste des fonctionnalités nécessaires à votre DAM :
• Il doit permettre une indexation à la fois précise et performante
• Il doit posséder un moteur de recherche interne
• Il doit pouvoir prôner le travail collaboratif
• Il doit avoir une bonne gestion des droits d’accès
• Il doit être sécurisé et sécurisant

Définir le mode d’hébergement, aujourd’hui l’hébergement des solutions DAM se fait sous deux formes :
• Sur le serveur de l’entreprise (cloud, SaaS) : cette forme d’hébergement permet à l’entreprise de garder entièrement la main sur l’outil et l’utilisation n’est pas tributaire d’une connexion internet
• Chez le prestataire avec un accès web : cet hébergement offre à l’entreprise une implémentation à la fois simple et rapide. La solution est également évolutive et offre la possibilité de plugger d’autres modules. N’importe quel intervenant peut y accéder qu’il soit au bureau ou en déplacement