Alors que l’environnement des entreprises est de plus en plus digitalisé, l’organisation de leurs ressources numériques devient assez complexe. Entre les différentes versions d’un même « Asset » qui peuvent coexister dans plusieurs espaces de stockage ou encore la perte de données, il est primordial de faire appel à un outil pour contrôler et coordonner le flux de contenus que produisent les entreprises. C’est le rôle du Digital Asset Management, appelé communément le DAM.
Le Digital Asset Management, qu’est-ce que c’est ?
Le Digital Asset Management (DAM), c’est la gestion, l’organisation ainsi que la distribution de contenus numériques. Les ressources numériques sont stockées dans un logiciel et peuvent être utilisées de manière sécurisée.
La centralisation et la gestion des données :
Le patrimoine numérique comme les photos, les vidéos, ou les documents de présentation est utilisé pour un usage professionnel. Stocker ses contenus sur un support physique comporte plusieurs risques : la perte de données (en cas de corruption par un virus par exemple) ou la perte de ce support. Les solutions de Digital Asset Management permettent de sauvegarder toutes ces données dans un endroit sûr et ce, quel que soit leurs formats INDD, AI, DOCx, PPTx, XLSx, TXT, ODP, SWF, AVI, MOV, OGV, etc.
L’organisation et la distribution :
La conservation des actifs digitaux est une chose, aussi faut-il pouvoir s’y retrouver. Les systèmes DAM ont des outils de recherche pouvant être configurables et ayant pour but d’aider l’utilisateur à classer et à organiser ses contenus. La distribution des données numériques peut se faire de plusieurs manières, comme par exemple, le téléchargement des contenus par différents utilisateurs après avoir reçu les droits nécessaires. Les données numériques se partagent facilement et rapidement. Les mises en ligne sur un site web ou sur les réseaux sociaux peuvent se faire en quelques clics.
Une économie de temps et d’argent :
Le DAM permet d’éviter les pertes liées à la conception répétitive de contenus déjà existants et libère ainsi du temps afin de réaliser des actions à valeur ajoutée plus importante.
Dans une ère où les entreprises digitalisent de plus en plus le travail, elles doivent faire face à l’explosion, par moment non contrôlée, du volume d’Assets et de supports, ce qui peut mener à deux extrêmes :
- D’un côté un grand nombre de contenus sans réelle homogénéité
- De l’autre un nombre de contenus génériques et formatés qui peuvent susciter l’indifférence d’une audience
Considéré comme une réelle médiathèque pour l’entreprise, le DAM permet d’assurer une traçabilité de toutes les actions sur les contenus. De plus, il préserve de l’utilisation de fichiers obsolètes ou non autorisés.
Comprendre le Digital Asset Management en quelques points :
- Quelle est la cible des plateformes DAM ?
Les entreprises qui diffusent beaucoup de contenus numériques (agences de communication, de publicité, équipes marketing, etc.). - Quel volume de fichiers peut être conserver sur une plateforme DAM ?
Les solutions Digital Asset Management peuvent stocker des milliers de contenus numériques et une multitude de formats différents. - Les plateformes DAM sont-elles sécurisées ?
Les accès aux plateformes et aux contenus se font par le biais de mots de passe sécurisés. Ils sont créés selon les normes de confidentialité de l’entreprise. - Les accès peuvent-ils être limités ?
Dans les solutions DAM, il existe la notion de « Gestion de droits ». Via cette fonctionnalité, il est possible de limiter les accès aux contenus pour chaque utilisateur.
Digital Asset Management, comment optimiser aux mieux les projets ?
Le Digital Asset Management facilite aussi le processus de validation des contenus et la réalisation d’un projet. Comment ? Par la mise à disposition d’outils qui permettent le suivi de toutes les étapes d’un projet en cours aux intervenants et aux chefs de projets. Le DAM donne la possibilité de partager et d’accéder aux différents contenus entre les collaborateurs. Il intègre un module appelé « Workflow » permettant de mettre en place rapidement un système de validation automatique. Ainsi, certains utilisateurs peuvent modifier les contenus, alors que d’autres ont seulement droit de les valider.
Les solutions DAM et la créativité
Les projets de création impliquent souvent le traitement de contenus média assez volumineux tels que des photos ou fichiers vidéos. Grâce aux solutions DAM, il est possible de conserver des centaines de ressources numériques, de les échanger et de les diffuser rapidement. Tous les fichiers sont centralisés sur une plateforme à la fois collaborative et sécurisée. Celle-ci permet aux intervenants autorisés la consultation, la modification ou la publication à tout moment, qu’ils soient présents dans l’entreprise ou en déplacement.
Le Digital Asset Management, ce qu’il faut retenir
Opter pour une solution Digital Asset Management s’avère être une bonne idée pour les entreprises possédant un grand volume de ressources numériques à gérer. Dans l’optique d’une création d’opérations de communication décentralisées, le DAM offre une solution complète pour que les différents intervenants puissent :
- Utiliser et accéder à une médiathèque qui est entièrement validée par la direction d’une entreprise.
- Centraliser la totalité des fichiers afin d’éviter la surcharge des contenus digitaux.
- Gérer totalement les accès afin d’assurer à l’ensemble du réseau une certaine cohérence pour la communication.
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